Formålet med ordningen er følgende:

• at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder
• at beskytte ansatte, der indgiver oplysninger
• at sikre, at oplysninger indgivet i ordningen bliver anvendt at afdække eventuelle ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder således at der kan tages hånd om dette
• at forebygge og afværge fejl og ulovligheder på Zealand

Hvilke indberetninger er Zealand forpligtet til at modtage via Zealands Whistleblowerordning:

• strafbare forhold – grove overtrædelser af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, vold mv.v.
• grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen – grove overtrædelser af lovgivning om miljø, magtanvendelse, sundhedslovgivningen, lovgivning om bogføring og regnskabsaflæggelse, offentlighedsloven, forvaltningsloven, persondataloven m.v.
• grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper
• grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige, interne retningslinjer
• grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen
• seksuel chikane
• bevidst og grov vildledning af studerende og samarbejdspartnere.

Whistleblowerordningen behandler IKKE oplysninger om mindre alvorlige forhold. Mindre alvorlige forhold kan eksempelvis være tilfælde af mobning, samarbejdsvanskeligheder, fravær, overtrædelse af retningslin-jer for fx påklædning, rygning/alkohol/rusmidler, misbrug af e-mail/internet og lign. I disse tilfælde benyttes de sædvanlige kommunikationsveje.

Whistleblowers rettigheder

De almindelige databeskyttelsesretlige og forvaltningsretlige regler finder anvendelse i forbindelse med videregivelse af oplysninger ved brug af ordningen.
Ansatte er beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med en indberetning afgivet i god tro. Ved vurderingen af, om en indberetning er indgivet i god tro lægges vægt på, om whistlebloweren havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at de indberettede oplysninger var omfattet af whistleblowerordningens anvendelsesområde.

Oplysninger, der er indgivet i ond tro, vil derimod efter omstændighederne kunne få ansættelsesretlige konsekvenser eller medføre kontraktretlige konsekvenser for den person, der har indgivet oplysningen. Der vil også i visse kvalificerede tilfælde kunne være grundlag for en politianmeldelse, fx hvis en whistleblower indgiver urigtige oplysninger med forsæt til, at en uskyldig derved bliver sigtet, dømt eller undergivet strafferetlig retsfølge for et strafbart forhold.
Det skal bemærkes, at der efter gældende aktindsigtsregler efter omstændighederne bl.a. kan være adgang til at få aktindsigt i navnet på den person, der har indgivet oplysningerne, hvis indberetningen ikke er indgivet anonymt. F.eks. kan de personer, som oplysningerne drejer sig om, have ret til at vide, hvem der har indgivet oplysningerne.

Rettigheder for den, der indberettes oplysninger om

De almindelige databeskyttelsesretlige regler herunder oplysningspligten finder anvendelse. Det bemærkes, at oplysningspligten dog ikke skal iagttages, hvis det sandsynligvis vil gøre det umuligt eller i væsentlig grad vil hindre opfyldelsen af formålet med behandlingen.
Den omhandlede person vil i den forbindelse efter omstændighederne have ret til at bede om at få rettet forkerte oplysninger, ret til at bede om at få slettet oplysninger og ret til at bede om, at Zealand begrænser behandlingen af oplysninger om personen.

Behandling af data

Fortrolighed og datasikkerhed

Videregivelse af oplysninger ved brug af ordningen sker fortroligt. Det er ikke muligt at anvende whistleblowerordningen anonymt, da fuld anonymitet kan bevirke, at en anmeldelse ikke kan behandles fyldestgørende. Zealands whistleblowerordning varetages af Zealands jurist, Mie Holm Jørgensen. Ordningen kan tilgås via sikker mail whistleblower@zealand.dk, brev til Whistleblowerordning Zealand, Lyngvej 21, 4600 Køge, Att: Mie holm Jørgensen, eller telefon 50762633. Alle oplysninger, der behandles i whistleblower-ordningen, herunder undersøgelsesrapporter, behandles sikkert, og det er kun muligt for relevante personer at få adgang til oplysningerne.

Det er kun Zealands kontaktperson for whistleblowerordninger, der har adgang til oplysninger indgivet via whistleblowerordningen. Kontaktpersonen kan i forbindelse med en indberetning via ordningen ved behov nedsætte en whistleblowerenhed bestående af relevante medarbejdere, der skal bistå behandlingen af indberetningen. Det tilsikres at ingen deltagere i whistleblowerenheden er inhabile. Det tilsikres også, at deltagerne er bekendt med, at arbejdet er fortroligt, og at de er underlagt tavshedspligt. Zealand er i henhold til offentlighedsloven forpligtet til at opbevare nødvendige oplysninger om indberetningen (notatpligten) og vil bevare oplysningerne elektronisk, indtil sagen er afleveret til Rigsarkivet.

Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for den indberettede person, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om den indberettede person, opbevares oplysningerne i den pågældende personalemappe. Efter fratrædelse opbevares oplysningerne om den indberettede person, indtil der er sket aflevering til Rigsarkivet.

Der henvises i øvrigt til Zealands Persondatapolitik , og Zealands Interne persondatapolitik i GDPR Regelsættet 1.1., der findes på Zealands Moodle i rummet ”GDPR for ansatte”.

Tavshedspligt og fortrolighed om identitet

Oplysningerne i en indberetning er underlagt tavshedspligt, og det indebærer at oplysningerne er undtaget aktindsigt efter offentlighedsloven. Oplysningerne vil også kunne undtages fra indsigtsretten efter Persondataforordningen artikel 15, og der vil ikke skulle iagttages oplysningspligt efter GDPR artikel 14 for så vidt angår personoplysninger, der ikke er indsamlet hos den registrerede. Oplysningerne vil dog kunne videregives, når det sker som led i opfølgningen på en indberetning eller for at imødegå overtrædelser. Oplysningerne om whistleblowers identitet er dog stadig underlagt yderligere fortrolighed, og optræder vedkommende ikke anonymt, eller kan vedkommendes identitet direkte elle indirekte udledes, må Zealand ikke uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke videregive oplysninger om sagen eller identitet til andre end whistleblowerenheden. Reglerne for partsaktindsigt i forvaltningsloven finder ikke anvendelse.

Arbejdsgang ved modtagelse af oplysninger via whistleblowerordningen

1. Henvendelse fra en whistleblower modtages på whistleblower@zealand.dk, som administreres af Zealands jurist, Mie Holm Jørgensen. Alternativt kan der benyttes følgende postadresse Whistleblowerordning Zealand, Lyngvej 21, 4600 Køge, Att: Mie holm Jørgensen, eller telefonnummer 50762633.
2. Zealands jurist foretager en vurdering af, om der er tale om en indberetning, der ligger inden for rammerne af whistleblowerordningen. Hvis dette ikke er tilfældet, afvises indberetningen med besked til whistlebloweren og henvendelsen slettes. Bekræftelse på modtagelse af indberetning sker inden 7 dage.
3. Zealands jurist nedsætter ved behov en arbejdsgruppe (whistleblowerenhed) til sagens undersøgelse og behandling, samt informerer whistlebloweren løbende. Medlemmerne af arbejdsgruppen vil blive udvalgt i forhold til deres særlige indsigt i de forhold, der indberettes, og/eller deres mulighed for at kunne hjælpe med at belyse sagens fakta.
4. Hvis en eller flere personer bliver udpeget som ansvarlige for ulovligheder eller alvorlige uregelmæssigheder, vil de blive informeret eller inddraget, hvis deres medvirken er påkrævet og dette ikke forhindrer mulighederne for at opklare sagen. Personen eller personerne vil uanset hvad, blive hørt om sagens faktiske omstændigheder og Zealands retlige vurdering af sagen i henhold til forvaltningslovens regler, før Zealand træffer en eventuel afgørelse. I tilfælde af sager om overtrædelser af straffeloven, som ser ud til at kunne bekræftes, er det politiet, som sikrer inddragelse af den eller de personer, der udpeges som ansvarlige, ved afhøring.
5. Når whistleblowerenheden har oplyst sagen tilstrækkeligt videregives sagen til beslutningstager. Når beslutningstager er nået frem til en konklusion, og Zealand har handlet på sagen, arkiveres relevante dokumenter fra whistleblower-mailindbakken i arkivsystemet. Derefter slettes alle sagens dokumenter fra mailindbakken. Feedback til whistleblower skal ske inden 3 måneder fra datoen for bekræftelse af modtagelsen af indberetningen.

Såfremt indberetningen vedrører krænkende handlinger omfattet af Zealands Politik for krænkende handlinger behandles indberetningen i henhold til Zealands politik pkt. 5 af HR.

Konsekvenser

Viser det sig, at en ansat på Zealand har begået alvorlige fejl eller forsømmelser, kan det medføre ansættelsesretlige konsekvenser. Ansættelsesretlige sager håndteres af HR i samarbejde med den afdeling, hvor vedkommende er ansat. Har en ansat overtrådt regler i straffelovgivningen, kan forholdet blive meldt til politiet. Eventuel anmeldelse til politiet håndteres af jurist, Mie Holm Jørgensen, i samarbejde med den afdeling, hvor vedkommende er ansat.